Het coördineren van countdowns en presentatienotities tijdens een evenement

Hoe een eventteam afspraken kan maken over tijdssignalen, het scherm op het podium kan testen en presentatienotities begrijpelijk houdt.

Wijs één persoon aan voor de tijdcontrole en één persoon om met de spreker te communiceren. Bij een klein evenement kan dit dezelfde persoon zijn, maar iedereen moet weten wie de countdown start, pauzeert of reset. Noteer de afgesproken spreektijden in de running order.

Maak vooraf afspraken over een paar duidelijke berichten, zoals “afronden”, “vragen stellen” of “even pauzeren”. Gebruik de voorkeurstaal van de spreker. Berichten moeten kort genoeg zijn om in één oogopslag te lezen en moeten de presentatie ondersteunen in plaats van afleiden.

Met StageScreen kan het team de countdown bedienen en presentatienotities naar een apart scherm op het podium sturen. Plaats dat scherm in het normale gezichtsveld van de spreker. Controleer of de tekstgrootte en het contrast goed werken onder de werkelijke lichtomstandigheden.

Houd een korte repetitie met de apparaten en de verbinding die je op de dag zelf gebruikt. Controleer wat er gebeurt als de spreker laat begint of als het schema wijzigt. Zorg voor een simpel back-up signaal, zoals een afgesproken handgebaar, zodat het team nog steeds kan communiceren als een apparaat of verbinding uitvalt.